中水物资北京公司优化发票寄送流程提升工作效率与安全性改善用户体验
时间:2023-11-01 08:26 来源:网络整理 作者:墨客科技 点击:次
随着大唐电子超市长协业务订单量的持续增长，中水物资北京公司为电厂用户邮寄发票任务量直线增加。面对每周数量多达千张的发票，中水物资北京公司从发票交接数据处理、分拣装封流程、设置收件密码防止误领等三方面入手，优化发票邮寄环节，切实提高发票邮寄的便捷性、高效性和安全性，为公司长协服务水平提升和四季度百日攻坚打下坚实基础。 中水物资北京公司以往发票的分拣和寄送全靠人工累积，人力物力消耗大，效率低，效果差，经常会产生同批次的发票客户却收到多封邮件的情况，反复取件易遗漏、易丢件，客户满意度有待提升。 由于现阶段仍需邮寄纸质发票，尽可能压缩从发票开出到寄出的中间环节处理时间，便成为缩短整体流程时长的关键一环。从6月开始，公司从耗时最长的“分拣环节重复翻找”痛点入手探索流程优化，从三方面做出了改进：在数据处理方面，无缝衔接后续分拣环节，以Excel表格功能为工具，用思维驾驭技术，充分使用相关函数，引入信封编号、发票张数统计、分类排序等对结算所交接的发票数据进行预处理；在分拣流程方面，由于发票本身开出时具有编号，同批按顺序叠放，改进后将发票号码直接对应信封号，变原本的“捡鸡蛋”分拣模式为“发纸牌”模式，一沓发票按号码一一对应分发给相应信封，无需重复翻找，大幅节省时间，极大提升了分拣效率。同时，鉴于部分快递员会直接将邮件放在用户电厂收发室，未及时通知收件人，易造成滞留、丢件和冒领，中水物资北京公司还与快递公司合作，增添了用户凭收件验证码领取功能，最大程度确保发票邮寄安全性和递送及时性。 优化后可从源头杜绝同一收票人收到多封邮件的情况，做到同一批交接的发票，一个收票人最多只会收到一封邮件，防止丢件并无需用户多次取件。效率方面，改进后工作耗时压缩到仅需先前的44%，取得了仅两天便完成1900余张发票寄出的出色成效。 发票邮寄的工作流程整体创新，是中水物资北京公司以“服务一线、一线服务”为宗旨，持续提升用户满意度与服务能力，服务好长协业务不断攀升的订单量的积极实践，将为四季度百日攻坚冲刺保驾护航。
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